第六章  
組織、行政及職員編制
 

本署由3個科別組成，即申請及審查科、訴訟科和政策及行政科，各由1名副署長掌管。有關本署的組織圖，可瀏覽本署網頁http://www.lad.gov.hk/chi/ginfo/oo.html。
 

職員編制

截至二○一七年年底，本署共有職員550名，包括80名律師、168名律政書記及302名輔助人員，當中7名法律援助律師和13名律政書記屬新聘人員。
 
  莊因東先生
法律援助署副署長
(政務)
 

培訓與發展

本署致力培養並維繫一支精益求精及專業的工作隊伍，為顧客提供優質服務。本署每年為各級人員舉辦多項一般及專業培訓課程，以期他們可掌握所需的最新知識和技巧，應對未來的挑戰。訓練組由1名高級訓練主任掌管，負責制訂、推行及檢討本署的培訓和發展政策與計劃，以配合部門的運作和員工發展需要。
 
專業培訓
 

為使部門的律師掌握相關法例的轉變和最新發展，本署資助57名律師參加外間機構舉辦的專業講座，包括資料保障與查閱資料要求、了解數據保密、在新西蘭為兒童出庭代訟 — 律師作為兒童代訟人的角色、家庭暴力與家庭法的相交點、大西洋對岸的觀點 — 家事法案件的資產分配與保密、精神上行為能力工作坊、實務指示2.1及4.1、原訟法庭刑 事訴訟程序的新實務指示、電子版香港法例、第二屆香港監護會議、保護兒童研討會：為孩子探索回家之路，以及分別由彭力克勳爵御用大律師、Richard0Clayton御用大律師及Monica Carss-Frisk御用大律師主講的民事法律講座。

為加強與內地同業的交流，本署有兩名律師經律政司安排到深圳參加中聯辦政府律師短期研習班。
 

管理課程

為提升員工的管理能力，本署提名了21名律師參加由公務員事務局轄下公務員培訓處舉辦的管理課程，包括互聯世界下的不確定性 — 政治、社會與政策、爭議時代的溝通政策、多變環境下的持份者參與、談判策略課程、感染及游說技巧、黑暗中的對話、新時代之危機溝通、把握在社交媒體的推廣機會、對公關事務的觸覺、策略性創新，以及啟導及輔導等課程。

在行政人員發展方面，本署提名了3名律師參加由公務員培訓處舉辦的行政人員培訓發展課程，即高層領導培訓課程、公共行政領袖實踐課程及創意領導培訓課程。
 

顧客服務培訓

本署一向注重培養以客為本的服務文化。為提升員工的技巧，向市民提供優質服務，本署舉辦了兩個工作坊，分別為如何處理精神異常及情緒不穩的顧客及客戶服務工作坊，共有100名同事參加。

本署亦提名各級員工參加由公務員培訓處舉辦的顧客服務培訓課程。年內，共有18名員工（包括一般職系員工）參加了一系列培訓課程，包括顧客服務工作坊、前線人員普通話課程、普通話會面交流技巧、普通話客戶服務、前線人員英語會話技巧、流暢英語會話、管理投訴、顧客服務衝突情境處理技巧、處理難應付的顧客及衝突情境等工作坊，以及“暢通易達無障礙”研討會。
 

員工身心健康及一般培訓課程

本署致力促進員工的身心健康。年內，本署舉辦了兩場食得有營工作坊，共有70名員工參加。

同時，為提升員工的工作能力及促進他們的事業發展，本署提名了151名員工參加公務員培訓處及其他政府部門舉辦的多項課程和研討會，涵蓋範圍廣泛，包括資訊科技、資訊保安、部門簡介會、保護個人資料、知識產權、辦公地方管理、檔案管理、活動管理、採購規例、急救、自動外置式心臟去顫器訓練課程、職業安全、語文應用、公文寫作、政府財務管理概要、基本法、香港的司法制度、公務員退休前講座、檔案貯存及檔案中心資訊系統、從中醫生命觀看“治未病”與常見病、督導管理、溝通、演講技巧基礎課程、輔導、主持招聘面試技巧、評核報告的撰寫技巧、公職人員行為失當，以及殘疾人士就業。

至於國家事務培訓，本署有6名律師分別參加國家行政學院、清華大學、南京大學、浙江大學及濟南大學開辦的課程。

推動自我學習和發展：署內的學習資源中心

為推廣員工持續自學進修的文化，本署備存不同種類的書籍，供員工借閱。書籍的題材和內容多元化，涵蓋管理、傳意、語文應用、國家事務、個人發展、正向思維、壓力管理及健康生活等範疇。本署每年均會為學習資源中心添置新書，令藏書更豐富。

為方便員工取用自學材料，本署把關於使用資訊科技的貼士及培訓課程的參考資料上載部門內部入門網站。此外，員工亦可登入專為公務員而設的網上學習平台 — 公務員易學網，內備大量各類自學材料、教材套和與工作相關的參考資料，涵蓋管理、語文、基本法、傳意和資訊科技等。
 

資訊系統

本署十分重視資訊科技基礎設施及辦公室自動化設施的使用。為向市民提供快捷、有效率的法援服務，本署已在年內提升總部的網絡基建及署內其他辦公室的自動化軟件。

本署的個案管理及個案會計系統支援500多名員工處理法援個案的日常工序，例如審批申請、監察外委個案及處理法援付款。為配合科技發展，本署計劃於二○一八年就系統升級進行可行性研究，以提升系統應付未來的運作需要。

法律援助電子服務入門網站（入門網站）提供方便的網上平台，讓市民和名冊律師取得所需資料，並在網上辦理一些法援相關事宜。市民可在入門網站下載“預辦申請所需資料”表格和向本署提交填妥的表格，作為辦理法援申請的初步程序。

本署將提升入門網站以提供網上預約功能，以便擬申請法援並欲親身索取“預辦申請所需資料”表格的人士可預約本署職員。本署職員會在約定的日期及時間與他們會面，簡要地討論案情及提供適用的“預辦申請所需資料”表格。提升入門網站不但能為擬申請法援的人提供更方便及具彈性的服務，亦能縮短他們的等候時間。相關功能的開發工作已於二○一七年第四季展開，預計於二○一八年年初投入服務。
 
  呂惠蘭女士
法律援助署助理署長
(政策及發展)
 

員工關係及溝通

本署定期與不同的員工代表組織，例如部門協商委員會、律政書記協會及法律援助律師協會舉行會議，以便與員工保持良好溝通。經過職管雙方在這些會議磋商後，得到改善的範疇包括辦公地方、簡化工序、室內空氣質素及人力資源策劃等。

為了與各級員工（包括律師）交流意見，法律援助署署長在年內探訪了各個組別，聽取他們對工作安排和程序的意見，以作進一步檢討及改善。各科別／組別亦會與員工磋商，繼續實施加強內部溝通的策略。副署長（政務）亦與高級一等律政書記和高級二等律政書記及一般職系人員定期進行非正式會面，收集員工對工作的意見，以及探討可以改進的地方。
 

公務員建議計劃

本署已推行公務員建議計劃，鼓勵同事向部門提供建議。計劃的目的是協助改善及簡化部門的運作及管理、提升部門形象、提高員工士氣及改善職業安全，從而提升工作效率。本署同事提供了很多實用可行的建議，例如迷你致謝卡、電子傳真、會議室電子預約系統及定期向同事提供健康貼士等。本署亦已落實相關建議。
 

員工福利

本署重視員工的身心健康。職員康樂會的目標是促進員工福利。該會透過舉辦多元化消閒和有益身心的活動，讓員工有機會聚首一堂，互相交流。

為使員工保持作息均衡的生活模式，康樂會定期為同事舉辦瑜伽班。康樂會又舉辦不同康樂活動，包括周年晚宴、乒乓球比賽，以及農曆新年、端午節和中秋節的食品及禮品展銷會。康樂會並舉辦多個興趣班，例如甜品及烘焙食品製作班等，深受同事歡迎。
 
 

職員康樂會於二○○二年成立義工隊，旨在鼓勵員工參與志願服務。年內，義工隊參與多項籌款活動，例如由樂施會舉辦的“樂施米義賣大行動”、無國界醫生舉辦的“無國界醫生日”籌款活動、奧比斯舉辦的“世界視覺日”及聖雅各福群會眾膳坊舉辦的“賀年禮品轉贈計劃”。本署同事又向聖雅各福群會送贈了19件禦寒衣物。特別值得一提的是，本署在公益金舉辦的二○一七年便服日籌款活動的政府部門組別比賽中，奪得最高籌款獎及最高個人平均捐款獎。
 
 

環保措施

本署致力確保部門的日常運作和一切事務均切合環保精神，包括減少廢物、節約能源、提倡資源“物盡其用”和“循環再用”，以及提高員工的環保意識，鼓勵他們身體力行。

本署定期檢討資源運用的情況，確保符合經濟和環保效益。本署二○一七年的環保措施詳情，請參閱上載本署網頁的《環保報告》，網址為http://www.lad.gov.hk/chi/ppr/publication/enr.html。

 

內部審核

內部審核組屬獨立組別，負責協助管理層確保部門的監管程序及系統足以保障部門的資產。該組亦檢討部門的各項工作，以確保部門的財政、人力及其他資源運用得宜，效率及成效兼備。

年內，內部審核組檢討了法定代表律師辦事處處理顧客財產的內部監控制度、向私人執業律師支付刑事法律援助案件費用的事宜，以及訟費核算小組的工作。該組亦審核了其他範疇的工作，包括運用土地註冊處綜合註冊資訊系統處理法援個案的查冊事宜，以及定期抽查經濟狀況調查報告、小額現款和預墊備用金的管理等。
 

為法律援助服務局提供支援服務

法律援助服務局（"法援局"）是根據《法律援助服務局條例》（第489章）成立的法定組織，負責監察法律援助服務。此外，法援局亦負責就有關法律援助政策事宜，向行政長官提供意見。法援局主席由1名非官方的業外人士出任，局內共有10名成員，包括法律援助署署長、兩個法律專業團體的代表，以及從其他與法律專業無關連的行業選出的人士。本署代表除出席法援局及其轄下工作小組的會議外，還參加該局舉辦的推廣活動，讓市民能更深入認識和明白法援局的角色，以及法援局與法援署之間的關係。

年內，本署定期向法援局提交進度報告，並就不同範疇的法援服務提交資料文件，例如刑事法律援助費用檢討報告，以及關於擴大法律援助輔助計劃及委派律師辦理案件等的資料。在法援局的支持下，本署在年內檢討了名冊律師可獲委派的民事及刑事案件上限，經修訂的上限於二○一八年生效。
 
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