2016 法律援助署年报

第六章

组织、行政及职员编制

本署由3个科别组成，即申请及审查科、诉讼科和政策及行政科，各由1名副署长掌管。有关本署的组织图，可浏览本署网页http://www.lad.gov.hk/chs/ginfo/oo.html。

二○一六年申诉专员嘉许奖

二○一六年申诉专员嘉许奖（大奖）

继二○○九年获颁申诉专员嘉许奖（大奖）及于二○一五年获颁申诉专员嘉许奖（公营机构奖）后，本署十分荣幸今年能再度获颁大奖。本署致力提供优质服务及建立正面、持平的处理投诉文化，能够得到申诉专员的认同，我们深感鼓舞。此外，有关奖项亦充分显示申诉专员对本署工作的支持。本署会尽心竭力以最严谨的专业操守向公众提供优质的法律援助服务。

政务司司长到访法律援助署

二○一六年九月七日，时任政务司司长林郑月娥女士到访法律援助署，了解部门的工作，并与本署员工会面。法律援助署署长及其他高层人员向她介绍各组别的工作和面对的挑战。林郑月娥女士亦借此机会参观政策及行政科、申请及审查科和诉讼科，深入了解本署提供的法律援助服务。她乐见本署一直与法律界保持紧密联系和合作，以提供优质的法律援助服务。并鼓励本署同事继续全力以赴，以专业精神尽心竭力为社会服务。

职员编制

截至二○一六年年底，本署共有职员528名，包括77名律师、162名律政书记及289名辅助人员，当中2名法律援助律师和12名律政书记属新聘人员。

鈡绮玲女士
法律援助署副署长
(政务)

培训与发展

本署致力培养并维系一支精益求精及专业的工作队伍，为顾客提供优质服务。本署每年为各级人员举办多项一般及专业培训课程，以期他们可掌握所需的最新知识和技巧，应对未来的挑战。训练组由1名高级训练主任掌管，负责制订、推行及检讨本署的培训和发展政策与计划，以配合部门的运作和员工发展需要。

专业培训

为使部门的律师掌握相关法例的转变和最新发展，本署举办与工作相关的内部培训课程。年内，本署举办了3个课程，包括如何进行经济审查简介会、第一押记简介会及香港反歧视法例简介，共有50名律师及254名其他员工参加。此外，本署亦资助7名律师参加综合调解员训练课程及36名律师参加外间机构举办的专业讲座，包括医疗调解先导计划、2016年调解周、司法复核的法例释义、为甚么没有人引用《家庭及同居关系暴力条例》？律师和司法机构须知事项、遊乐场上的玩意？疏离感与再定居、家庭法及现代家庭儿童权利研讨会、就香港特区与内地订立相互认可和执行婚姻及相关事宜判决安排的建议、父母责任：离婚后子女的最佳利益、儿童权利与《联合国儿童权利公约》对刑事法与行政法的影响，以及竞争法。

为加强与内地同业的交流，本署有两名律师经律政司安排到北京大学参加内地法律课程。

管理课程

为提升员工的管理能力，本署为新晋升人员举办了评核报告的撰写技巧简报会。此外，本署安排20名律师参加由公务员事务局辖下公务员培训处举办的管理课程，包括新时代之危机沟通、黑暗中的对话、激励员工士气的对话、领导表现超卓机构、正面领导技巧、建立演说信心、高效能人士的七个习惯、实用谈判技巧、演讲技巧基础、专业司仪现身说话、对公关事务的触觉，以及洞悉行为以提升政府效能。

在行政人员发展方面，本署提名了4名律师参加由公务员培训处举办的课程，即高层领导培训课程、公共行政领袖实践课程及创意领导培训课程。

顾客服务培训

本署一向注重培养以客为本的服务文化。为提升员工的技巧，向市民提供优质服务，本署提名及资助各级员工参加由公务员培训处举办的顾客服务培训课程。年内，共有36名员工（包括一般职系员工）参加了一系列培训课程，包括与顾客英语会面交流、前线人员英语会话技巧、顾客服务、管理投诉、复投诉信的撰写技巧、防止及处理顾客投诉、普通话电话应对技巧工作坊、普通话客户服务、EQ、AQ与顾客服务、电话上的顾客服务技巧、预防措施、应对攻击行为的信心、处理难应付的顾客及冲突情境工作坊，以及了解语言暴力和认识处理手法研讨会。

员工身心健康及一般培训课程

本署致力促进员工的身心健康。年内，本署举办了合共两场名为“画出‘灵’静”的压力管理工作坊，共有46名员工参加。此外，本署亦有提名员工参加由公务员培训处举办的课程，包括中医药养生法、驾驭心智应对工作、管理开心正能量、提升抗逆力及顺应时变与工作压力的管理。

为提高员工对维护公务员核心价值的意识，本署分别就利益冲突及督导责任举办了两个工作坊，共有150名员工参加，包括39名律师。

同时，本署提名了104名员工参加公务员培训处及其他政府部门举办的多项课程和研讨会，涵盖范围广泛，包括档案管理、物料供应规例、职业安全、急救、公务员应有的基本信念和品行纪律、基本法、普通话、知识管理、公文写作、工作表现管理制度、性别意识、雇佣条例、资讯科技，以及中国典籍与文化。

至于国家事务培训，本署有7名律师分别参加清华大学、南京大学、浙江大学及济南大学开办的课程。

推动自我学习和发展：署内的学习资源中心

为推广员工持续自学进修的文化，本署备存不同种类的书籍，供员工借阅。书籍的题材和内容多元化，涵盖管理、传意、语文应用、国家事务、个人发展、正向思维、压力管理及健康生活等范畴。本署每年均会为学习资源中心添置新书，令藏书更丰富。

为方便员工取用自学材料，本署把关于使用资讯科技的贴士、使用中文的学习资源，以及培训课程的参考资料上载部门内部入门网站。此外，员工亦可登入专为公务员而设的网上学习平台 — 公务员易学网，内备大量各类自学材料、教材套和与工作相关的参考资料，涵盖管理、语文、基本法、传意和资讯科技等。截至二○一六年年底，本署有247名员工已登记为易学网的用户。

资讯系统

本署十分重视资讯科技基础设施及办公室自动化设施的使用。为向市民提供快捷、有效率的法援服务，本署已在二○一六年年底提升两个分处的网络基建及所有办公室的自动化设施。

本署的个案管理及个案会计系统支援500多名员工处理法援个案的日常工序，例如审批申请、监察外委个案及处理法援付款。

在二○○八年启用的法律援助电子服务入门网站（入门网站）提供方便的网上平台，让市民和名册律师取得所需资料，并在网上办理一些法援相关事宜。

市民可在入门网站下载“预办申请所需资料”表格和向本署提交填妥的表格，作为办理法援申请的初步程序。拟申请法援的人士亦可使用入门网站及手机版的经济审查计算程式，初步评估本身的经济状况是否符合申请法援的资格。年内，入门网站及手机版的经济审查计算程式的点击率分别达5 552次及6 630次。

由二○一六年九月起，办理刑事法律援助案件的律师除了可透过入门网站提交案件报告及收费报告外，还可以电子方式提交讼费单。

因应科技发展，本署已于二○一六年年初提升入门网站的操作系统、硬件及软件。

为提供另一更方便的途径让政府人员及法律执业者（包括本署职员）会见在荔枝角收押所羁留的人士，荔枝角收押所于二○一六年五月引入遥距公事探访系统。通过该系统，本署职员可适时在本署指定地点方便地遥距会见在荔枝角收押所羁留的法援申请人。

为提高效率及营造具环保效益的工作环境，本署自二○一六年十一月起采用电子系统供员工申请离开工作岗位以接受治疗、检验或诊症服务。

员工关系及沟通

本署定期与不同的员工代表组织，例如部门协商委员会、律政书记协会及法律援助律师协会举行会议，以加强部门与员工之间的沟通。经过职管双方在这些会议磋商后，得到改善的范畴包括办公地方、简化工序、室内空气质素及人力资源策划等。

为了与各级员工（包括律师）交流意见，法律援助署署长在年内探访了各个组别，听取他们对工作安排和程序的意见，以作进一步检讨及改善。各科别／组别亦会与员工磋商，继续实施加强内部沟通的策略。副署长（政务）亦与高级一等律政书记和高级二等律政书记及一般职系人员定期进行非正式会面，收集员工对工作的意见，以及探讨可以改进的地方。

吕惠兰女士
法律援助署助理署长
(政策及发展)

公务员建议计划

本署已推行公务员建议计划，鼓励同事向部门提供建议。计划的目的是协助改善及简化部门的运作及管理、提升部门形象、提高员工士气及改善职业安全，从而提升工作效率。本署同事提供了很多实用可行的建议，例如迷你致谢卡、电子传真、会议室电子预约系统及定期向同事提供健康贴士等。本署亦已落实相关建议。

员工福利

本署重视员工的身心健康。职员康乐会于一九八八年成立，目标是促进员工福利。该会透过举办多元化消闲和有益身心的活动，让员工有机会聚首一堂，互相交流。

为使员工保持作息均衡的生活模式，康乐会定期为同事举办瑜伽班。康乐会又举办不同康乐活动，包括周年晚宴、羽毛球比赛，以及农历新年、端午节和中秋节的食品及礼品展销会。康乐会并举办多个兴趣班，例如甜品及烘焙食品製作班等，深受同事欢迎。

职员康乐会于二○○二年成立义工队，旨在鼓励员工参与志愿服务。年内，义工队参与多项筹款活动，例如由乐施会举办的“乐施米义卖大行动”、无国界医生举办的“无国界医生日”筹款活动、奥比斯举办的“世界视觉日”及圣雅各福群会众膳坊举办的“贺年礼品转赠计划”。本署同事又向圣雅各福群会送赠了20件御寒衣物。特别值得一提的是，本署在二○一六年由公益金举办的便服日筹款活动政府部门组别比赛中，夺得最高筹款奖及最高个人平均捐款奖。

环保措施

本署致力确保部门在日常运作和一切事务均切合环保精神，包括减少废物、节约能源、提倡资源“物尽其用”和“循环再用”，以及提高员工的环保意识，鼓励他们身体力行。

本署定期检讨资源运用的情况，确保符合经济和环保效益。本署二○一六年的环保措施详情，请参阅上载本署网页的《环保报告》，网址为http://www.lad.gov.hk/chs/ppr/publication/enr.html。

内部审核

内部审核组属独立组别，负责协助管理层确保部门的监管程序及系统足以保障部门的资产。该组亦检讨部门的各项工作，以确保部门的财政、人力及其他资源运用得宜，效率及成效兼备。

年内，内部审核组检讨了采购卡的使用情况。该组亦审核了其他范畴的工作，包括运用土地注册处综合注册资讯系统处理法援个案的查册事宜，以及定期抽查经济状况调查报告、小额现款和预垫备用金的管理等。

为法律援助服务局提供支援服务

法律援助服务局（“法援局”）是根据《法律援助服务局条例》（第489章）成立的法定组织，负责监察法律援助服务。此外，法援局亦负责就有关法律援助政策事宜，向行政长官提供意见。法援局主席由1名非官方的业外人士出任，局内有10名成员，包括法律援助署署长、两个法律专业团体的代表，以及从其他行业选出的人士。本署代表除出席法援局及其辖下工作小组的会议外，还参加该局举办的推广活动，让市民能更深入认识和明白法援局的角色，以及法援局与法援署之间的关系。

年内，本署定期向法援局提交进度报告，并就不同范畴的法援服务提交资料文件，例如刑事法律援助费用检讨、关于扩大法律援助辅助计划，以及外委律师等资料。在法援局的支持下，法援署年报由本年起加入更多关于外判法援案件及法援预算的统计数字，以提高部门运作的透明度。　

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