2014 法 律 援 助 署 年 报
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抱 负 、 使 命 及 信 念
序 言
部 门 策 略 计 划
法 律 援 助 服 务
公 众 关 注 的 法 援 案 件
顾 客 服 务
宣 传 工 作
组 织 、 行 政 及 职 员 编 制
附 录
     
  第六章  
组织、行政及职员编制
 

本署由三个科别组成,即申请及审查科、诉讼科和政策及行政科,各由一名副署长掌管。有关本署的组织图,可浏览本署网页http://www.lad.gov.hk/chs/ginfo/oo.html

 
  锺绮玲女士
法律援助署副署长
(政务)
 

职员编制

截至二○一四年年底,本署共有职员527名,包括76名律师、165名律政书记及286名辅助人员,当中3名法律援助律师和11名律政书记属新聘人员。

 

培训与发展

本署致力培养并维繫一支精益求精及专业的工作队伍,为顾客提供优质服务。本署每年为各级人员举办多项一般及专业培训课程,以期他们可掌握所需的最新知识和技巧,应对未来的挑战。训练组由一名高级训练主任掌管,负责制订、推行及检讨本署的培训和发展政策与计划,以配合部门的运作和员工发展需要。

 

专业培训

为使部门的律师掌握相关法例的转变和最新发展,本署举办与工作相关的内部培训课程。年内,本署举办了两个课程,包括如何进行经济审查及新《公司条例》简介会,共有66名律师参加。

此外,本署亦资助38名律师参加外间机构举办的专业讲座,包括家事案件实务;过去、现在与未来-经验之谈;香港信託法律的最新法定变革;法律改革-现行法律的不济;民事司法制度改革大型研讨会;民事司法制度改革;在出现严重衝突的子女管养权案件中父母共同教养子女的介入服务;与具争议性的遗嘱认證及遗产管理有关的法律新知;“调解为先 互利双赢”研讨会;调解研讨会-成功因素是甚麽;《商品说明(不良营商手法)(修订)条例》概要;行使酌情权及司法覆核的性质和限制;司法覆核的理由-不合法事情与宪法面对的挑战;司法覆核程序与补救事宜;司法覆核的最新发展;以及英国的司法覆核最新发展及改革建议。

 

管理课程

为提升员工的管理能力,本署安排25名律师参加由公务员事务局辖下公务员培训处及外间培训机构举办的管理课程,包括公营机构的人才管理策略、感染及说服技巧、谈判的艺术与科学、主持招聘选拔面试技巧、善用社交媒体、透过社交媒体增取市民信任、与内地官员建立有效沟通的要诀、构想未来城市课程、评核报告的撰写技巧、公务员的工作表现管理制度、“《鬼谷子》的谈判策略”、即兴演说工作坊、如何提升管理效率及卓越领导。

本署提名了3名律师参加由公务员培训处举办的行政人员发展课程,即高层领导培训课程、公共行政领袖实践课程及创意领导培训课程。

 

顾客服务培训

本署一向注重培养以客为本的服务文化。为提升员工的技巧,向市民提供优质服务,本署举办了“从心出发,得体回答”内部培训课程,合共三班,有72名员工参加。此外,本署亦提名及资助各级员工参加由公务员培训处及外间培训机构举办的顾客服务培训课程。年内,本署为员工安排与顾客服务有关的多元化培训课程,共有58名员工(包括一般职系员工)参加,课程包括管理投诉、处理顾客投诉、如何有效管理投诉,以达致优质服务、公务同心讲座系列-众志同心闯高峰、电话上的顾客服务技巧、优质顾客服务、为前线人员而设的手语培训和如何辨识及处理思觉失调的顾客。

 

员工身心健康及一般培训课程

本署致力促进员工的身心健康。年内,本署举办了“适饮适食抗压力”工作坊,合共四班,有157名员工参加。

此外,本署亦举办了两个课程,包括“正确使用显示屏幕设备”及“人力提举运送物件”,以提高员工对职业安全及健康的意识。

二○一四年七月,本署为加入部门的各职级新同事举办部门简介会,让他们了解部门的目标、核心价值和政策。

此外,本署提名了196名员工参加公务员培训处、其他部门及外间培训机构举办的多元化课程和研讨会,内容包括公务员应有的基本信念、公文写作、急救、压力管理、《基本法》、普通话、职业安全、平等机会、资讯科技、知识管理、《物料供应及采购规例》和档案管理。

至於国家事务培训,本署有7名律师参加国家行政学院、暨南大学、南京大学及浙江大学开办的课程。


推动自我学习和发展:署内的学习资源中心

为推广员工持续自学进修的文化,本署继续添置新书,供员工借阅。年内,本署为学习资源中心增添了共35本新书。中心的书籍多元化,涵盖管理、传意、语文、国家事务、个人发展、正向思维、压力管理及健康生活等範畴。

为方便员工取用自学材料,本署把关於使用资讯科技的贴士、使用中文的学习资源,以及内部培训课程的参考资料上载部门内部入门网站。此外,员工亦可登入专为公务员而设的网上学习平台—公务员易学网,内备大量各类自学材料、教材套和与工作相关的参考资料,涵盖管理、语文、传意和资讯科技。截至二○一四年年底,本署有287名员工已登记为易学网的会员。

 

资讯系统

本署十分重视资讯科技基础设施及办公室自动化设施的更新工作,以便为市民提供快捷、有效率的法援服务。

本署的个案管理及个案会计系统支援500多名员工处理法援个案的日常工序,例如审批申请、监察外委个案及处理法援付款。年内,个案管理及个案会计系统已进一步提升,以方便民事诉讼组的员工以电子方式申报利益衝突。

为更有效委派案件给法律援助律师名册上的律师,本署将修订个案管理及个案会计系统,向三年内未有更新个人简历的名册律师定期发送提示信件。有关的提升安排预计於二○一五年推行。

在二○○八年启用的法律援助电子服务入门网站提供方便的网上平台,让市民和名册律师取得所需资料,并在网上办理一些法援相关事宜。

市民可在入门网站下载“预办申请所需资料”表格和向本署提交填妥表格,作为办理法援申请的初步程序。拟申请法援的人士亦可使用入门网站及手机版的经济审查计算程式,初步评估本身的经济状况是否符合申请法援的资格。年内,入门网站及手机版的经济审查计算程式的点击率分别达5 391次及4 346次。

为使入门网站更方便易用,本署已更新网站的版面,并提供改变字体大小的工具,以选择不同大小的字体显示文字。本署亦在相关的资讯栏目加设示範屏幕,让名册律师了解如何下载及提交电子报告,以及在适当的页面显示指示信息,协助使用者提交电子报告及输入资料。

因应科技发展,本署提升了部门内部所有个人及笔记簿型电脑的操作系统、硬件及软件、附有加强加密技术的虚拟专用网络,以及入门网站系统,以配合政府资讯科技总监办公室提供的中央系统託管平台。为应对视窗伺服器2003不再获得支援的情况,本署已开始系统迁移工作,预计公众使用的系统於二○一五年完成更新。

 
  吕惠兰女士
法律援助署助理署长
(政策及发展)
 

员工关係及沟通

本署定期与不同的员工代表组织,例如部门协商委员会、律政书记协会及法律援助律师协会举行会议,以加强部门与员工之间的沟通。经过职管双方在这些会议磋商後,得到改善的範畴包括办公地方、简化工序、室内空气质素及人力资源策划等。

为了与各级员工(包括律师)交流意见,法律援助署署长在年内定期探访各个组别,听取他们对工作安排和程序的意见,以期进一步检讨及改善。各科别/组别亦会与员工磋商,继续实施加强内部沟通的策略。副署长(政务)亦与高级一等律政书记和高级二等律政书记及一般职系人员定期进行非正式会面,收集员工对工作的意见,以及探讨可以改进的地方。此外,本署继续每年出版三期的《法援员工通讯》,让员工可得知部门的最新动向、提高员工对部门的归属感及加强沟通。

 

员工福利

本署重视员工的身心健康。职员康乐会於一九八八年成立,目标是促进员工福利。该会透过举办多元化消閒和有益身心的活动,让员工有机会聚首一堂,互相交流。

为使员工保持作息均衡的生活模式,康乐会为同事举办了瑜伽班。康乐会又举办不同康乐活动,包括周年晚宴,以及农曆新年、端午节和中秋节的食品及礼品展销会。康乐会并举办多个兴趣班,例如甜品、烘焙食品製作班等,深受同事欢迎。

 
 
职员康乐会於二○○二年成立义工队,鼓励员工参与志愿服务。年内,义工队参与多项筹款活动,例如由乐施会举办的“乐施米义卖大行动”、无国界医生举办的“无国界医生日”筹款活动、奥比斯举办的“世界视觉日”及圣雅各福群会众膳坊举办的“贺年礼品转赠计划”。本署同事又编织和购买了31件禦寒衣物送赠予圣雅各福群会。特别值得一提的是,本署在公益金举办的便服日筹款活动政府部门组别比赛中,夺得最高筹款奖及最高个人平均捐款奖第三名。
 
 

环保措施

本署致力确保部门在日常运作和一切事务方面,均切合环保精神,包括减少废物、节约能源、提倡资源“物尽其用”和“循环再用”,以及提高员工的环保意识,鼓励他们身体力行。

本署定期检讨资源运用的情况,确保符合经济和环保效益。年内,本署陆续更换总部的空调机,并在办公範围加装恒温掣,确保办公室的温度维持在舒适又符合能源效益的水平,以及改善室内空气质素。为方便内部传阅及避免列印传真广告信息,某些组别已采用以电邮方式收取传真文件。本署二○一四年的环保措施详情,请参阅上载本署网页的《环保报告》,网址为http://www.lad.gov.hk/chs/ppr/publication/enr.html

 

内部审核

内部审核组属独立组别,负责协助管理层确保部门的监管程序及系统足以保障部门的资产。该组亦检讨部门的各项工作,以确保部门的财政、人力及其他资源运用得宜,效率及成效兼备。

年内,内部审核组检讨了向律师、专家及其他非受助人支付的款项,以及就完成的有关付款及支出控制的内部监控问卷进行抽查。该组亦审核了其他範畴的工作,包括运用土地註册处综合註册资讯系统处理法援个案的查册事宜,以及定期抽查经济状况调查报告、小额现款和预垫备用金的管理等。

 

为法律援助服务局提供支援服务

法律援助服务局(法援局)是根据《法律援助服务局条例》(第489章)成立的法定组织,负责监察法律援助服务。此外,法援局亦负责就有关法律援助政策事宜,向行政长官提供意见。法援局主席由一位非官方的业外人士出任,局内有十名成员,包括法律援助署署长、两个法律专业团体的代表,以及从其他行业选出的人士。本署代表除出席法援局和其兴趣小组的会议外,还参加该局举办的推广活动,让市民能更深入认识和明白法援局的角色,以及法援局与法援署之间的关係。

年内,本署定期向法援局提交进度报告,并就不同範畴的法援服务提交资料文件,例如就法律援助申请人财务资格限额进行的检讨、关於法律援助计划及外委律师的资料,以及容许被剔出法律援助律师名册的律师申请重新加入名册的拟议指引。

 
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