2013 法律援助署年报

第六章

组织、行政及职员编制

本署由三个科别组成，即申请及审查科、诉讼科和政策及行政科，各由一名副署长掌管。有关本署的组织图，可浏览本署网页http://www.lad.gov.hk/chs/ginfo/oo.html。

锺绮玲女士
法律援助署副署长
(政务)

职员编制

截至二○一三年年底，本署共有职员538名，包括74名律师、169名律政书记及295名辅助人员，当中3名法律援助律师和13名律政书记属新聘人员。

培训与发展

本署致力培养并维繫一支精益求精及训练有素的工作队伍，为顾客提供优质的专业服务。本署每年为各级人员举办多项一般及专业培训课程，以期他们可掌握所需的最新知识和技巧，应对未来的挑战。训练组由一名高级训练主任掌管，负责制订、推行及检讨本署的培训和发展政策与计划，以配合部门的运作和员工发展需要。

与工作相关的专业培训

年内，本署举办了多个与工作相关的课程，向员工讲授有关的工作知识和技巧，使他们能够以专业的态度服务市民。为使部门的律师掌握相关法例的转变和最新发展，本署举办了多个内部课程，包括婚姻诉讼及僱员补偿申索的最新资讯、如何评定讼费及讼费评定程序简介会，以及简介反歧视法例讲座，共有55名律师参加上述课程。

年内，本署亦资助50名律师参加外间机构举办的专业讲座，讲座主题包括民事法、附属济助的仲裁、香港信託法律的最新变革、商业罪案－执法的处理、管养事宜和相关实务及程序、道路交通罪行、家事法新知、处理医疗疏忽个案、新《竞争条例》、民事司法制度改革及民事诉讼程序的最新资讯、资料保障法律研习班、性罪行受害人及前僱员与知识产权－僱傭关係中的知识产权问题。此外，本署2名律师参加了北京大学举办的内地法律制度研习班。

管理课程

为提升员工的管理能力，本署举办了内部管理课程，包括评核报告撰写工作坊和提升管理成效的沟通及辅导技巧讲座。本署亦安排27名律师参加由公务员事务局辖下公务员培训处及外间培训机构举办的管理课程，包括香港统计在商业上的应用、如何成为出色的团队领袖、团队领导、诚信领导、透过委託及竞逐改善公共服务、公营机构的人才管理策略、感染及说服技巧、谈判的艺术与科学、领导创新变革、领导推行策略性变革及提升抗逆能力。

本署提名了3名律师参加由公务员培训处举办的行政人员发展课程，包括高层领导培训课程、公共行政领袖实践课程及创意管理人员课程。

年内，本署员工亦修读普通话课程，以提升普通话的口语能力，有助接见说普通话的申请人及到访的内地代表团。本署共有25名律师修读普通话课程。

顾客服务培训

本署一向注重培养以客为本的服务文化。为提升员工的技巧，向市民提供优质服务，本署继续举办内部训练课程和提名及资助各级员工参加由公务员培训处及外间培训机构举办的顾客服务课程。

年内，本署有51名员工(包括一般职系人员)参加了下述课程：

• 与顾客沟通的良好技巧
• 管理投诉
• 电话上的顾客服务技巧
• 处理顾客投诉
• 预防及处理性骚扰投诉
• 优质顾客服务
• 回覆查询及投诉信的写作技巧
• 回覆顾客投诉的撰写技巧
• 为前线人员而设的手语培训

本署亦举办了“穴按愈轻松”内部工作坊，以促进员工的身心健康，共有140名员工参加。

一般培训课程

本署每年均提名员工参加公务员培训处、其他部门及外间培训机构举办的课程和研讨会，内容包括公务员应有的基本信念、公文写作、压力管理、《基本法》、普通话、职业安全与健康、平等机会、资讯科技及档案管理。年内，本署有155名员工参加有关课程。

至於国家事务培训，本署有6名律师参加国家行政学院、北京大学、暨南大学、南京大学及浙江大学开办的课程。

推动自我学习和发展：署内的学习资源中心

本署致力推广员工持续自学进修的文化。署内的学习资源中心备有多元化的书籍及学习资源，涵盖管理、传意、语文、国家事务、个人发展、正向思维、压力管理及健康生活等範畴，供员工借阅使用。年内，本署为学习资源中心添置了70本关於促进身心健康主题的新书，以推广工作与生活均衡的信息。

为方便员工取用自学材料，本署把关於使用资讯科技的贴士、使用中文的学习资源，以及内部培训课程的参考资料上载部门内部入门网站。此外，员工亦可登入专为公务员而设的网上学习平台—公务员易学网，内备大量各类自学材料、教材套和与工作相关的参考资料，涵盖管理、语文、传意和资讯科技。截至二○一三年年底，本署有263名员工已登记为易学网的会员。

资讯系统

本署十分重视资讯科技基础设施及办公室自动化设施的更新工作，以便为市民提供快捷、有效率的法援服务。

本署的个案管理及个案会计系统支援500多名员工处理法援个案的日常工序，例如审批申请及处理法援付款。年内，个案管理及个案会计系统已进一步提升，以方便讼费核算人员以电子方式申报利益衝突。

在二○○八年启用的法律援助电子服务入门网站提供方便的网上平台，让市民和法律援助律师名册上的律师取得所需资料，并在网上办理一些法援相关事宜。

市民可在入门网站下载“预办申请所需资料”表格和向本署提交填妥表格，作为办理法援申请的初步程序。拟申请法援的人士亦可使用入门网站及手机版的经济审查计算程式，初步评估本身的经济状况是否符合申请法援的资格。年内，入门网站及手机版的经济审查计算程式的点击率分别达3 006次及3 259次。

为加强以电子方式与法律援助律师名册上的律师沟通，由二○一三年三月起，名册律师只须以个人用户识别码和密码登入入门网站，便可提交若干类别的个案报告和更新资料表格，无需再使用数码證书。本署亦已就系统的使用者界面进行检讨，使网站更方便易用。有关的提升计划预计於二○一四年推行。

因应科技发展，本署提升了部门内部入门网站的操作系统、硬件及软件，以及电邮系统。电子服务入门网站的系统託管平台、办公室自动化设施及虚拟专用网络的提升工作已经展开，预计於二○一四年完成。

陈爱容女士
法律援助署助理署长
(政策及发展)

员工关係及沟通

本署定期与不同的员工代表组织，例如部门协商委员会、律政书记协会及法律援助律师协会举行会议，以加强部门与员工之间的沟通。经过职管双方在这些会议磋商後，得到改善的範畴包括办公地方、简化工序、室内空气质素及人力资源策划等。

为了与各级员工(包括律师)交流意见，法律援助署署长在年内定期探访各个组别，听取他们对工作安排和程序的意见，以期进一步检讨及改善。各科别／组别亦会与员工磋商，继续实施加强内部沟通的策略。副署长(政务)亦与高级一等律政书记和高级二等律政书记及一般职系人员定期进行非正式会面，收集员工对工作的意见，以及探讨可以改进的地方。此外，本署继续每年出版三期的《法援员工通讯》，让员工可得知部门的最新、提高员工对部门的归属感及加强沟通。

员工福利

本署重视员工的身心健康。职员康乐会於一九八八年成立，目标是促进员工福利。该会透过举办多元化消閒和有益身心的活动，让员工有机会聚首一堂，互相交流。

为使员工保持作息均衡的生活模式，康乐会举办了瑜伽班及前往西贡香港地质公园的郊遊活动。康乐会又举办多项康乐活动，包括周年晚宴，以及农曆新年、端午节和中秋节的食品及礼品展销会。康乐会并举办多个兴趣班，例如甜品、烘焙食品製作班等，深受同事欢迎。

职员康乐会於二○○二年成立义工队，鼓励员工参与志愿服务。年内，义工队参与多项筹款活动，例如由乐施会举办的“乐施米义卖大行动”、无国界医生举办的“无国界医生日”筹款活动、奥比斯举办的“世界视觉日”及圣雅各福群会众膳坊举办的“贺年礼品转赠计划”。本署同事又编织了50条冷颈巾送赠予圣雅各福群会。特别值得一提的是，本在公益金举办的便服日筹款活动政府部门组别比赛中，夺得最高筹款奖第二名。

环保措施

本署致力确保部门在日常运作和一切事务方面，均切合环保精神，包括减少废物、节约能源、提倡资源“物尽其用”和“循环再用”，以及提高员工的环保意识，鼓励他们身体力行。

本署定期检讨资源运用的情况，确保符合经济和环保效益。本署二○一三年的环保措施详情，请参阅上载本署网页的《环保报告》，网址为http://www.lad.gov.hk/chs/ppr/publication/enr.html。

内部审核

内部审核组属独立组别，负责协助管理层确保部门的监管程序及系统足以保障部门的资产。该组亦检讨部门的各项工作，以确保部门的财政、人力及其他资源运用得宜，效率及成效兼备。

年内，内部审核组检讨了刑事法律援助费用制度的施行及办公室设备的使用。该组亦审核了其他範畴的工作，包括运用土地註册处综合註册资讯系统处理法援个案的查册事宜，以及定期抽查经济状况调查报告、小额现款和预垫备用金的管理等。

为法律援助服务局提供支援服务

法律援助服务局(“法援局”)是根据《法律援助服务局条例》(第489章)成立的法定组织，负责监察法律援助服务。此外，法援局亦负责就有关法律援助政策事宜，向行政长官提供意见。法援局主席由一位非官方的业外人士出任，局内有十名成员，包括法律援助署署长、两个法律专业团体的代表，以及从其他行业选出的人士。本署代表除出席法援局和其兴趣小组的会议外，还参加该局举办的推广活动，让市民能更深入认识和明白法援局的角色，以及法援局与法援署之间的关係。

年内，本署定期向法援局提交进度报告，并就不同範畴的法援服务提交资料文件，例如就法律援助申请人财务资格限额进行的周年检讨、就刑事法律援助费用每两年进行一次的检讨，以及就法援个案委派获提名律师的拟议申报制度。

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