第六章 组织、行政及职员编制
法律援助署
法律援助署2008年年报
前言
部门策略计划
法律援助服务
公众关注的法援案件
提升服务
宣传工作
组织、行政及职员编制
附录
收入与开支
顾客意见调查结果
法律援助署组织图
法律援助署署长及各组别主管
地址及通讯
刊物目录

第六章
组织、行政及职员编制

本署由三个科别组成,即申请及审查科、诉讼科和政策及行政科,各由一名副署长掌管,架构详见附录3的组织图。

职员编制

在二○○八年年底,本署有534名职员,包括73名律师、159名律政书记及302名辅助人员。

年内,诉讼科增设了一个文书助理职位,以应付运作需要。

本署定期进行检讨,确保部门的资源按服务范围的优先次序进行分配,尽量提高部门运作的效率和效益。年内,本署检讨了高级法律援助律师的管理角色,以发展他们的潜能和提高工作效率。

三个科别的工作

有关申请及审查科和诉讼科的工作及成绩,第二章已有载述;政策及行政科则负责提供服务,辅助部门的整体运作,其于年内进行的工作及取得的成果详见下文。

培训与发展

本署非常重视员工的培训与发展,因为这有助提升员工的工作表现,使本署可为市民提供优质的法援服务。培训小组负责制订及检讨培训政策及计划,由一名高级训练主任担任主管,根据部门的运作和员工发展需要,为本署策划、安排、推行及监督各项培训活动。

年内,本署为各级员工提供多项一般及专业培训课程。以下是一些主要的培训活动︰

与工作相关的专业培训

法律援助律师职系的48名人员参加了由外间培训机构举办的法律讲座,范畴包括司法复核的基本原则、家事法、种族歧视条例、调解及民事司法制度改革等,以掌握与工作相关法律范畴的最新发展。本署亦资助两名律政书记职系人员报读由专上院校开办的法律课程。此外,本署为员工安排与工作相关的课程,以增进他们在工作上所需的知识。年内,本署举办了关于律师及律政书记职系人员在刑事组及法定代表律师办事处的角色/职责的讲座,共有120名律师职系及律政书记职系人员参加。

一般培训

为配合个别员工的发展需要,本署为他们在署内及署外安排各类的一般培训课程计有管理、传意、语文、国家事务及资讯科技等。一些主要的活动包括为首长级人员举办经验分享会,与机电工程署就机构文化的改变交流意见、一个为高级法律援助律师和法律援助律师举办,由外间的顾问公司主讲的管理工作坊,以及为所有员工举办一系列有关团队精神的录像带工作坊。本署亦为各级员工举办普通话课程。

陈香屏先生
法律援助署副署长/政务

推广学习和自我发展的文化

本署致力培养员工不断学习和自我发展的文化。本署于二○○五年设立学习资源中心,提供多个范畴的学习资源,包括管理、传意、语文、国家事务、公共行政、科学和个人发展。目前,中心有超过250项学习资源,包括书本、自学教材、录影带和光碟,供员工借用,稍后会购置更多这类资料。此外,首长级人员可使用经本署安排的网上数码商业图书馆服务,观看超过480套由全球的商业领袖讲述其管理工作心得的录影带,涵盖课题包括领导才能、管理策略、沟通技巧、人力资源及人事管理等。

本署亦提倡网上学习,以促进自我发展。本署员工可登入部门的内联网,寻找有用的学习材料及与工作有关的指引。

除部门入门网站外,本署员工亦可浏览政府的公务员易学网。透过这个网站,员工可随时随地按自己的步伐学习。本署约76%的员工已登记成为该网站的用户,这个登记率较整体公务员的平均登记率53%为高。

卫关家靛女士
法律援助署助理署长/政策及发展

资讯系统策略

自资讯系统策略计划在二○○一至○二年度实施后,本署已建立资讯科技的基础设施及办公室自动化设施,协助员工执行日常职务。

其中的个案管理及个案会计系统可供约500名员工处理各种工序,包括审批申请、把个案分配予署内人员及为本署提供服务的人士处理、监察署内及外判个案的进展,以及监察每宗个案的帐目及付款予受助人和外委律师的情况。

年内,本署进一步提升个案管理及个案会计系统,以配合工作流程和程序上的最新转变。为推行最新的资讯安全政策及管制措施,本署委聘独立的审计员,对所有资讯系统进行保安风险评估及审计。在保安风险及审计完成后,本署修订资讯科技保安政策,以配合科技的发展及政府资讯保安要求的转变,并向本署全体员工公布经修订的资讯科技保安政策。

年内,部门电子服务入门网站,即“法律援助电子服务入门网站”(入门网站)亦已启用。私人执业律师可透过入门网站申请加入法律援助律师名册。名册上的律师亦可选择以电子方式提供最新的个人资料及工作经验和专长资料。透过入门网站,外委律师可向本署提交个案的进度报告,而负责办理刑事法援案件的外委大律师亦可利用电子表格提交案件报告及收费报告。此外,市民亦可在网上预办法援申请,以及使用入门网站的经济审查计算程式,初步评估本身的经济状况是否符合资格申请法援。

员工关系及沟通

本署定期与不同的员工代表团体,例如部门协商委员会、律政书记协会及法援律师协会举行会议,以加强部门与员工之间的沟通。经部门协商委员会开会商议后,有关办公室卫生及维修和保养资讯系统设施方面的问题已有改善。年内,新一届的部门协商委员会员方代表已经选出。

为了令员工可掌握部门的最新动向和加强员工对部门的归属感,本署每年出版三期《法援员工通讯》。另外,为了与律师职系员工交流意见,署长巡视各个组别,听取他们对工作安排的宝贵意见。各科/组继续实施加强内部沟通的策略,并与员工磋商。法律援助署副署长/政务也与一般职系的员工进行了多次非正式会面,了解员工对工作的意见,以及讨论可改进的地方。

员工福利

本署重视员工的整体福利。职员康乐会于一九八八年成立,目标是促进员工的福利。该会透过举办各类消闲和有益身心的活动,使员工聚首一堂,互相交流。

为帮助员工保持强健体魄,该会举办了气功班、太极班、瑜伽班、羽毛球比赛及新界一日游。该会还举办多类不同的兴趣班,例如针织班、蛋糕制作班及中文书法班等。

该会亦举办员工福利及康乐活动包括圣诞联欢会、新春贺年礼品展销会及中秋节食品展销会。

职员康乐会于二○○二年成立义工队,鼓励员工参与志愿服务,造福社羣。年内,义工队响应社会福利署的“香港人‧香港心”义工大使行动,举办了”绳结制作班”,并参加香港聋人福利促进会举办的“万耳长城”照片收集活动及“2008 国际义工日 - 爱心传城家家连心义工大行动”。义工队亦参与许多其他活动,例如由义务工作发展局及其他非牟利机构举办的筹款活动和探访长者活动等。

员工激励活动

本署向参加《法援员工通讯》“游戏天地”和“投稿园地”的员工颁发奖品,表扬他们积极参与。本署亦颁奬予“2008公益服饰日”筹款额最高的员工,藉此推动本署的关爱文化。

员工建议书计划

为鼓励员工提出意见和建议,以提升工作效率和推广本署的公众形象,当局推出公务员建议书计划。收到的建议书交由公务员建议书计划评审委员会考虑。署方继续推广有关计划,以鼓励员提供建议。

环保措施

本署致力确保部门在日常运作和一切事务方面,均切合环保精神,包括尽量减少废物、节约能源、提倡“废物利用”和“循环再用”资源,以及提高员工的环保意识,鼓励他们身体力行。

本署定期检讨资源运用的情况,确保符合经济和环保效益。有关本署于二○○八年的环保措施,请参阅已上载本署网页的《环保报告》,网址为 http://www.lad.gov.hk。

除了由环保主任负责定期检讨环保措施外,本署亦鼓励员工尽可能将纸张循环再用和以电邮方式传送文件,并指派员工在午膳时段和办公时间后把电灯关掉,以节省能源。本署继续密切监察纸张和影印的数量。位于税务大楼的新香港分处,已安装节能设备,例如自动感应照明系统和电脑控制的空调系统。旧家具亦尽量保留,继续使用。在金钟道政府合署的总部,具能源效益的照明系统亦已取代旧式的照明系统。在机电工程署的协助下,本署已进行室内空气质素测试。所有办公室的空气质素均达致“良好级”的标准。本署亦支持“地球之友”于六月二十一日举办的“夏至6.21亚洲联线熄灯一小时”活动。

办公地方

在二○○八年二月二十五日,本署香港分处由合和中心迁至湾仔税务大楼。此外,九龙分署的会面室亦进行了隔音改善工程,确保申请人及受助人在会面时提供的资料不会外泄。另外,为了纾缓申请及审查科办公地方的拥挤情况,并提升工作间的保安,总部缴费处于二○○八年年底由24楼迁往27楼。

广泛使用中文

年内,翻译室更新了员工在日常工作经常使用的中文辞汇。

更新后的辞彚已上载本署内联网,方便员工草拟中文文件时查看。除编制辞汇外,翻译室亦提供电话谘询服务,为署内员工在草拟中文文件方面提供协助。

翻译室自二○○二年推出的《文字园地》,年内运作畅顺。翻译室亦透过《文字园地》,在内联网定期发表有关中国文化及传统趣事的文章,藉以推广使用中文,以及提供可改善员工中文写作技巧的有用资料。

本署的诉讼科继续尽量以中文处理民事及刑事案件,以及更多利用中文撰写对内和对外的往来文件。

吕惠兰女士
助理首席法律援助律师/法律及管理支援(署理)

内部审核

内部审核组是一个独立组别,负责协助管理层确保部门的监管程序及系统足以保障部门的资产,并检讨部门的各项工作,以确保部门的财政、人力及其他资源运用得宜,合乎经济原则。年内,该组审视了处理长期未了结法援个案的程序,并进一步检讨可了结这些个案的各种情况,确保本署就改善这个问题所采取的措施是足够的。该组亦审核了其他工作范畴,包括运用土地注册处综合注册资讯系统处理法援个案的查册事宜、员工输入电脑资料的准确程度,以及定期查核经济状况调查报告的编撰等。

为法律援助服务局提供支援服务

法律援助服务局(法援局)是根据《法律援助服务局条例》(第489章)成立的法定组织,负责监察法律援助服务的提供。此外,法援局亦负责就有关法律援助政策事宜,向行政长官提供意见。法援局主席由一位非官方的业外人士出任,局内有十名成员,包括法律援助署署长、两个法律专业团体的业界代表,以及从其他行业选出的人士。本署代表除出席法援局和其兴趣小组的会议外,还参加该局举办的活动,使市民广泛认识法援局,了解其角色,并且明白该局与本署之间的关系。

年内,法援局举办了「法律与民生」研讨会。本署职员获邀出席,协助解答与会人士即场提出有关法援的问题。本署会定期向该局提供进展报告和有关法援服务的各种资料文件,例如持续检讨刑事诉讼法律援助的收费制度、二○○八年工作计划的推行进度,以及实行申诉专员就监察外判案件所作的建议。

十二月十七日
署理助理首席法律援助律师/法律及管理支援吕惠兰(左二)出席由香港大学家庭研究院及香港调解顾问中心联合主办有关赡养费的社区参与计划-论坛:跨专业角度看赡养费,主讲法律援助处服务的赡养费个案评估。

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