第六章
組織、行政及職員編制
本署由三個科別組成，即申請及審查科、訴訟科和政策及行政科，各由一名副署長掌管。有關本署的組織圖，可瀏覽本署網頁http://www.lad.gov.hk/chi/ginfo/oo.html。
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鍾綺玲女士 法律援助署副署長 (政務) |
職員編制
截至二〇一二年年底，本署共有職員525名，包括74名律師、160名律政書記及291名輔助人員，當中2名法律援助律師和3名律政書記是新聘請的。
培訓與發展
本署致力培養並維繫一支精益求精及訓練有素的工作隊伍，為顧客提供優質專業的服務。本署每年為各級人員舉辦各類一般及專業培訓課程，使他們可掌握所需的最新知識和技巧，應付未來的挑戰。訓練組由一名高級訓練主任掌管，負責制訂、推行及檢討本署的培訓和發展政策與計劃，以配合部門的運作和員工發展需要。
與工作相關的專業培訓
年內，本署舉辦了多個與工作相關的課程，向員工講授有關的工作知識和技巧，使他們能夠以專業的態度服務市民。課程包括資料保障法律研習班、有關擴大普通法律援助計劃及法律援助輔助計劃的簡介會、如何處理涉及精神上無行為能力人士的個案、簡介香港反歧視法例及中級職務普通話等。
年內，本署資助61名律師參加外間機構舉辦的專業講座，以便他們掌握相關法例的變更和最新發展。講座探討的專題包括家事調解、共同父母責任、平行管養、家事法新知、處理地盤工傷案件和工地安全、新《競爭條例》、死因裁判法庭–死者發言、為警署內被扣留人士提供法律意見及法律專業保密權等。
管理課程
為提升員工的管理能力，本署安排39名律師參加由外間培訓機構及公務員培訓處舉辦的管理課程，包括提升個人效能、管理人員需具備的溝通和人際技巧、如何有效地輔導「負面」員工、如何成功建立及帶領團隊、公營機構的人事管理、危機溝通、管理公眾投訴和感染及說服技巧等。
在領袖培育方面，本署提名了5名律師參加由公務員培訓處舉辦的行政人員發展課程，即高層領導培訓課程、公共行政領袖實踐課程及創意管理人員課程。另外，1名首長級人員參加了在澳洲墨爾本舉辦的管理規管、執行和遵行課程。
顧客服務培訓
本署一向注重培養以客為本的服務文化。為提升員工的技巧，向市民提供優質服務，本署繼續安排各級人員參加顧客服務課程。年內，本署律師、律政書記及一般職系員工參加了以下由公務員培訓處舉辦的課程：
- 提升顧客服務英語溝通技巧
- 預防及化解顧客投訴工作坊
- 為前線員工而設的手語培訓工作坊
- 管理公眾投訴–高級及中級管理人員
- 電話上的顧客服務技巧工作坊
本署亦舉辦了內部培訓課程，以促進員工身心健康及推廣顧客服務。課程包括「開心由我揀」–快樂工作及生活之道及提升情緒抗壓能力等。
一般培訓課程
本署每年均提名員工參加公務員培訓處舉辦的課程和研討會，內容包括公務員的基本信念、國家事務、基本法、普通話及職業安全等。年內，本署有119名員工參加了這些課程，當中包括21名律師。
至於在香港以外的培訓課程，本署有7名律師參加了在內地清華大學、暨南大學、南京大學及浙江大學舉辦的國家事務研習課程。
推動自我學習和發展：署內的學習資源中心
本署竭力培養員工持續自學的文化。署內的學習資源中心備有各類書籍及學習資源，涵蓋個人發展、公共行政、管理、傳意、壓力管理、語文及國家事務等範疇，可供員工借用。年內，本署為學習資源中心添置了50本新書，當中包括有以促進員工身心健康為主題的中文書籍，以推動工作與生活平衡。
為方便員工取用自學材料，本署把有關職務普通話、使用資訊科技的貼士、使用中文的學習資源，以及內部培訓課程的參考資料上載部門入門網站，員工可用以參考。另外，員工可登入專為公務員而設的網上學習平台–公務員自學網，內有大量各類自學材料、教材套和與工作相關的參考資料，涵蓋管理、語文、傳意和資訊科技。截至二〇一二年，本署有184名員工已登記成為該網站會員。
資訊系統
本署十分重視資訊科技基礎設施及辦公室自動化設施的更新工作，以便向市民提供快捷和有效率的法援服務。
本署的個案管理及個案會計系統支援500多名員工處理法援個案的日常工序，例如審批申請及處理法援付款。年內，本署因應《刑事案件法律援助規則》的修訂，以及普通法律援助計劃及法律援助輔助計劃擴大後的涵蓋範圍，提升了該系統以配合部門運作需要。
隨着科技的發展，本署提升了部門電子入門網站的操作系統、硬件和軟件，以支援員工的日常工作。
在二〇〇八年啟用的法律援助電子服務入門網站（入門網站）提供一個網上平台，讓市民和法律援助律師名冊上的律師取得所需資料，並在網上辦理一些與法援有關的事宜。
市民可在入門網站下載和向本署提交預辦申請所需資料表格，作為辦理法援申請的初步程序。擬申請法援人士亦可使用網站及手機版的經濟審查計算程式，初步評估本身的經濟狀況是否符合資格申請法援。年內，網站及手機版的計算程式點擊率分別達3 898及2 069次。
法援律師名冊上的律師可透過入門網站下載和提交與名冊有關的電子表格和電子個案管理報告。
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陳愛容女士 法律援助署助理署長 (政策及發展) |
員工關係及溝通
本署定期與不同的員工代表團體，例如部門協商委員會、律政書記協會及法援律師協會舉行會議，以加強部門與員工之間的溝通。職管雙方在這些會議磋商後，獲改善的範疇包括翻新辦公地方、簡化工序、室內空氣質素及人力資源策劃等。
為了與各級員工（包括律師）交流意見，署長年內定期探訪各個組別，聽取他們對工作安排和程序的意見，以期再作檢討及改善。各科／組與員工磋商，繼續實施加強內部溝通的策略。法律援助署副署長（政務）也與高級一等律政書記和高級二等律政書記及一般職系的員工定期進行非正式會面，收集員工對工作的意見，以及探討可改進的地方。此外，本署繼續每年出版三期《法援員工通訊》，使員工可掌握部門的最新動向、提高員工對部門的歸屬感及加強溝通。
員工福利
本署重視員工的身心健康。職員康樂會於一九八八年成立，目標是促進員工的福利。該會透過舉辦各類消閒和有益身心的活動，使員工聚首一堂，互相交流。
為使員工能在工作與休息之間取得平衡，該會舉辦了瑜伽班，以及參觀大嶼山天壇大佛和遊覽大澳等郊遊活動。該會又舉辦了多項康樂活動，包括周年晚宴及農曆新年、端午節和中秋節食品及禮品展銷會。該會還舉辦不同的興趣班，例如甜品、蛋糕製作班等。
職員康樂會於二〇〇二年成立的義工隊鼓勵員工參與志願服務。年內，義工隊參與多項籌款活動，例如由樂施會舉辦的“樂施米義賣大行動”、無國界醫生舉辦的“無國界醫生日”籌款活動、奧比斯舉辦的“世界視覺日”、仁濟醫院舉辦的“愛心曲奇暖萬家2012”及聖雅各福群會眾膳坊舉辦的“賀年禮品轉贈計劃”。值得一提的是，本署在公益金舉辦的便服日籌款活動政府部門組別中奪得了最高籌款奬第一名和最高個人平均捐款奬第二名。
環保措施
本署致力確保部門在日常運作和一切事務方面，均切合環保精神，包括減少廢物、節約能源、提倡“物盡其用”和“循環再用”，以及提高員工的環保意識，鼓勵他們身體力行。
本署定期檢討資源運用的情況，確保符合經濟和環保效益。有關本署二〇一二年的環保措施，請參閱上載本署網頁的《環保報告》，網址為http://www.lad.gov.hk/documents/ppr/publication/envreport_12.pdf。
內部審核
內部審核組是一個獨立組別，負責協助管理層確保部門的監管程序及系統足以保障部門的資產。該組檢討部門的各項工作，以確保部門的財政、人力及其他資源運用得宜，合乎經濟原則。
年內，內部審核組檢討了假期管理、法律援助電子服務入門網站的使用，以及法律援助輔助計劃的運作及其基金的管理。該組亦審核了其他範疇的工作，當中包括運用土地註冊處綜合註冊資訊系統處理法援個案的查冊事宜，以及定期抽查經濟狀況調查報告、小額現款和預墊備用金的管理等。
為法律援助服務局提供支援服務
法律援助服務局（法援局）是根據《法律援助服務局條例》（第489章）成立的法定組織，負責監察法律援助服務。此外，法援局亦負責就有關法律援助政策事宜，向行政長官提供意見。法援局主席由一位非官方的業外人士出任，局內有十名成員，包括法律援助署署長、兩個法律專業團體的代表，以及從其他行業選出的人士。本署代表除出席法援局和其興趣小組的會議外，還參加該局舉辦的活動，向市民推廣法援局的角色及其與本署之間的關係。
年內，本署定期向該局提供進度報告，並就不同範疇的法援服務提交資料文件，例如法律援助輔助計劃的申請及財務資料，以及就法援個案委派獲提名律師的擬議申報制度。
二〇一二年四月三日，法律援助署助理署長（政策及發展）陳愛容女士（前排右一）參與了由法律援助服務局籌辦的會議，向台灣海峽兩岸法律扶助協會的會員介紹本署的法援服務。
二〇一二年申訴專員嘉許獎
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蔡景春先生申請及審查科 高級一等律政書記 |
高級一等律政書記蔡景春先生自二〇〇八年起在九龍分署申請及審查科工作。蔡先生出任諮詢及申請組的主管，竭誠帶領該組為顧客提供優質服務。他致力在組員間推動以客為本的服務文化，值得稱許。不論是受助人或市民提出投訴或查詢，蔡先生都以尊重和誠懇的態度對待他們，耐心聆聽，並迅速回應他們的要求。蔡先生亦主動建議有助改善顧客服務的措施。
蔡先生在二〇一二年獲頒申訴專員嘉許獎，以表揚他為提供優質顧客服務作出的努力及貢獻。
二〇一二年公務員事務局局長嘉許狀
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謝淑芬女士 訴訟科 高級一等律政書記 |
高級一等律政書記謝淑芬女士自二〇〇五年起在訴訟科刑事組工作。謝女士一向克盡己任，服務本署，積極執行職務，協助同事和市民。她與同事建立及維繫良好的工作關係，發揮團隊精神。她給予下屬適當指引和工作發展方面的支援，更致力促進部門各組別之間的溝通。她具備所需的經驗和專業知識，應付日趨繁複的工作。
謝女士獲頒二〇一二年公務員事務局局長嘉許狀，以表揚她多年來盡心竭力履行職責，為市民提供優質法援服務。
