第六章  
組織、行政及職員編制
 

本署由3個科別組成,即申請及審查科、訴訟科和政策及行政科,各由1名副署長掌管。有關本署的組織圖,可瀏覽本署網頁http://www.lad.gov.hk/chi/ginfo/oo.html

 
  鍾綺玲女士
法律援助署副署長
(政務)
 

職員編制

截至二○一五年年底,本署共有職員534名,包括79名律師、164名律政書記及291名輔助人員,當中6名法律援助律師和15名律政書記屬新聘人員。

 

培訓與發展

本署致力培養並維繫一支精益求精及專業的工作隊伍,為顧客提供優質服務。本署每年為各級人員舉辦多項一般及專業培訓課程,以期他們可掌握所需的最新知識和技巧,應對未來的挑戰。訓練組由1名高級訓練主任掌管,負責制訂、推行及檢討本署的培訓和發展政策與計劃,以配合部門的運作和員工發展需要。
 
專業培訓
 

為使部門的律師掌握相關法例的轉變和最新發展,本署舉辦與工作相關的內部培訓課程。年內,本署舉辦了兩個課程,包括給受助人的中期付款及如何評估訟費清單,共有53名律師及其他員工參加。

為促進與學術機構的合作,本署邀請了香港大學助理教授暨臨床法律教育計劃主任張達明先生主講題為香港大學的臨床法律教育計劃的講座,共有49名律師參加

此外,本署亦資助6名律師參加一般調解工作培訓課程及38名律師參加外間機構舉辦的專業講座,包括司法覆核、合約和信託的使用 — 保密與私隱的保障、監護權 — 第I部分命令及持久授權書、特別供款的概念是合乎情理還是帶有歧視、法律工作坊 — 保障資料、嶄新的生殖技術、代母及三親嬰兒的謎團 — 家庭法觀點、家事個案中財務糾紛的私人審裁、在亞太區和全球追討子女撫養和家庭贍養費:國家和區域制度及二○○七年海牙公約和議定書、左右為難:法庭在考慮歸復信託時在配偶與債權人之間的選擇、經濟給養的法律和實務:作出轉變的時候、第三屆兒童問題論壇,以及藝術的萬維網 — 法律資訊更新:英格蘭與威爾斯和歐洲。

 

管理課程

為提升員工的管理能力,本署為新晉升人員舉辦了評核報告的撰寫技巧工作坊。此外,本署安排32名律師參加由公務員事務局轄下公務員培訓處及外間培訓機構舉辦的管理課程,包括談判的藝術與科學、管理人員需具備的溝通和人際技巧、透過社交媒體增取市民信任、新時代之危機溝通、黑暗中的對話、審慎理財及管理員工的品行紀律、如何運用創意推廣理念、中國人的智慧及團隊管理技巧、從三十六計看決策智慧研討會、在多變環境中持份者的參與、策略性業務領導才能課程,以及公共政策最新狀況。

本署提名了3名律師參加由公務員培訓處舉辦的行政人員發展課程,即公共行政領袖實踐課程及創意領導培訓課程。

 

顧客服務培訓

本署一向注重培養以客為本的服務文化。為提升員工的技巧,向市民提供優質服務,本署舉辦了如何應對情緒異常的顧客工作坊的內部培訓課程,有55名員工參加。為進一步提升律師的普通話水平,本署舉辦了普通話複修課程。此外,本署亦提名及資助各級員工參加由公務員培訓處及外間培訓機構舉辦的顧客服務培訓課程。年內,共有92名員工(包括一般職系員工)參加了一系列培訓課程,包括前線人員英語會話技巧、前線人員實用普通話、普通話電話應對技巧工作坊、加強英語溝通技巧的顧客服務課程、顧客服務的電話應對技巧、化危為機 — 積極處理顧客投訴、了解語言暴力和認識處理手法研討會,以及優質顧客服務。

 

員工身心健康及一般培訓課程

本署致力促進員工的身心健康。年內,本署舉辦了合共兩班“適飲適食抗壓力”工作坊,以及“睡得好,精神足”工作坊,共有90名員工參加。

在一般培訓課程方面,本署提名了211名員工參加公務員培訓處、其他政府部門及外間培訓機構舉辦的多元化課程和研討會,內容包括檔案管理、物料供應規例、職業安全、急救、公務員應有的基本信念和品行紀律、公文寫作、工作表現管理制度、平等機會、資訊科技、國家事務、普通話和個人資料私隱。

至於國家事務培訓,本署有2名律師分別參加國家行政學院及清華大學開辦的課程。


推動自我學習和發展:署內的學習資源中心

為推廣員工持續自學進修的文化,本署備存不同種類的書籍,供員工借閱。書籍的題材和內容多元化,涵蓋管理、傳意、語文應用、國家事務、個人發展、正向思維、壓力管理及健康生活等範疇。

為方便員工取用自學材料,本署把關於使用資訊科技的貼士、使用中文的學習資源,以及培訓課程的參考資料上載部門內部入門網站。此外,員工亦可登入專為公務員而設的網上學習平台 — 公務員易學網,內備大量各類自學材料、教材套和與工作相關的參考資料,涵蓋管理、語文、傳意和資訊科技等。截至二○一五年年底,本署有229名員工已登記為易學網的用戶。

 

資訊系統

本署十分重視資訊科技基礎設施及辦公室自動化設施的使用,以便為市民提供快捷、有效率的法援服務。

本署的個案管理及個案會計系統支援500多名員工處理法援個案的日常工序,例如審批申請、監察外委個案及處理法援付款。為確保本署備存名冊律師最新的工作經驗記錄,本署已於年內提升個案管理及個案會計系統,以便本署職員向3年內未有更新個人簡歷的名冊律師定期發送提示信件。

為確保用以評估法援申請人經濟狀況的資料準確一致,個案管理及個案會計系統會自動從香港銀行公會擷取外幣匯率。此外,系統亦從中國銀行業監督管理委員會方面取得內地最多人選用的銀行名單,以便在評估經濟狀況的過程中加快選取銀行/輸入資料。

在二○○八年啟用的法律援助電子服務入門網站提供方便的網上平台,讓市民和名冊律師取得所需資料,並在網上辦理一些法援相關事宜。

市民可在入門網站下載“預辦申請所需資料”表格和向本署提交填妥的表格,作為辦理法援申請的初步程序。擬申請法援的人士亦可使用入門網站及手機版的經濟審查計算程式,初步評估本身的經濟狀況是否符合申請法援的資格。年內,入門網站及手機版的經濟審查計算程式的點擊率分別達5 740次及5 334次。

為協助法援申請人提交“預辦申請所需資料”表格及方便名冊律師提交參加表格,入門網站已經擴展,以支援智能身分證電子證書的使用。

因應科技發展,本署正提升入門網站的操作系統、硬件及軟件,並計劃於二○一六年年初投入服務。

為提供另一更方便的途徑讓政府人員及法律執業者(包括本署職員)會見在荔枝角收押所羈留的人士,荔枝角收押所引入了視像公事探訪系統。為善用新系統,本署於年內展開安裝工程。由二○一六年年初開始,本署職員可通過該視像系統適時在本署指定地方方便地會見在荔枝角收押所羈留的法援申請人。

 
  呂惠蘭女士
法律援助署助理署長
(政策及發展)
 

員工關係及溝通

本署定期與不同的員工代表組織,例如部門協商委員會、律政書記協會及法律援助律師協會舉行會議,以加強部門與員工之間的溝通。經過職管雙方在這些會議磋商後,得到改善的範疇包括辦公地方、簡化工序、室內空氣質素及人力資源策劃等。

為了與各級員工(包括律師)交流意見,法律援助署署長在年內探訪了各個組別,聽取他們對工作安排和程序的意見,以作進一步檢討及改善。各科別/組別亦會與員工磋商,繼續實施加強內部溝通的策略。副署長(政務)亦與高級一等律政書記和高級二等律政書記及一般職系人員定期進行非正式會面,收集員工對工作的意見,以及探討可以改進的地方。

 

員工福利

本署重視員工的身心健康。職員康樂會於一九八八年成立,目標是促進員工福利。該會透過舉辦多元化消閒和有益身心的活動,讓員工有機會聚首一堂,互相交流。

為使員工保持作息均衡的生活模式,康樂會定期為同事舉辦瑜伽班。康樂會又舉辦不同康樂活動,包括周年晚宴、保齡球比賽,以及農曆新年、端午節和中秋節的食品及禮品展銷會。康樂會並舉辦多個興趣班,例如甜品及烘焙食品製作班等,深受同事歡迎。

 
 
職員康樂會於二○○二年成立義工隊,鼓勵員工參與志願服務。年內,義工隊參與多項籌款活動,例如由樂施會舉辦的“樂施米義賣大行動”、無國界醫生舉辦的“無國界醫生日”籌款活動、奧比斯舉辦的“世界視覺日”及聖雅各福群會眾膳坊舉辦的“賀年禮品轉贈計劃”。本署同事又向聖雅各福群會送贈了18件禦寒衣物。特別值得一提的是,本署在公益金舉辦的便服日籌款活動政府部門組別比賽中,奪得最高籌款獎及最高個人平均捐款獎第二名。
 
 

環保措施

本署致力確保部門在日常運作和一切事務方面,均切合環保精神,包括減少廢物、節約能源、提倡資源“物盡其用”和“循環再用”,以及提高員工的環保意識,鼓勵他們身體力行。

本署定期檢討資源運用的情況,確保符合經濟和環保效益。本署二○一五年的環保措施詳情,請參閱上載本署網頁的《環保報告》,網址為http://www.lad.gov.hk/chi/ppr/publication/enr.html

 

內部審核

內部審核組屬獨立組別,負責協助管理層確保部門的監管程序及系統足以保障部門的資產。該組亦檢討部門的各項工作,以確保部門的財政、人力及其他資源運用得宜,效率及成效兼備。

年內,內部審核組檢討了非公務員合約僱員的薪酬,以及在個案管理及個案會計系統輸入的名冊律師紀律個案資料。該組亦審核了其他範疇的工作,包括運用土地註冊處綜合註冊資訊系統處理法援個案的查冊事宜,以及定期抽查經濟狀況調查報告、小額現款和預墊備用金的管理等。

 

為法律援助服務局提供支援服務

法律援助服務局(“法援局”)是根據《法律援助服務局條例》(第489章)成立的法定組織,負責監察法律援助服務。此外,法援局亦負責就有關法律援助政策事宜,向行政長官提供意見。法援局主席由1名非官方的業外人士出任,局內有10名成員,包括法律援助署署長、兩個法律專業團體的代表,以及從其他行業選出的人士。本署代表除出席法援局和其興趣小組的會議外,還參加該局舉辦的推廣活動,讓市民能更深入認識和明白法援局的角色,以及法援局與法援署之間的關係。

年內,本署定期向法援局提交進度報告,並就不同範疇的法援服務提交資料文件,例如就法律援助申請人財務資格限額進行的檢討、關於法律援助計劃及外委律師的資料,以及容許被剔出法律援助律師名冊的律師申請重新加入名冊的指引。

 

二○一五年申訴專員嘉許獎

二○一五年申訴專員嘉許獎(公營機構獎)

本署在二○一五年獲頒申訴專員嘉許獎(公營機構獎),以表揚本署致力提供優質服務,以及提倡以積極公正的態度處理投訴。本署對獲頒獎項深感鼓舞,並會竭力提升本署向公眾提供的服務。

 
 

二○一五年申訴專員嘉許獎(公職人員獎)

梁碧君女士在二○一一年五月調派到本署擔任副部門主任秘書。其職責之一是擔任部門投訴主任。由於梁女士有良好人際溝通技巧,並充分掌握工作所需的知識,她能妥善處理收到的投訴。為表揚梁女士處理投訴的卓越表現,她在二○一五年獲頒申訴專員嘉許獎。

 
 
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