第六章  
组织、行政及职员编制
 

本署由3个科别组成,即申请及审查科、诉讼科和政策及行政科,各由1名副署长掌管。有关本署的组织图,可浏览本署网页http://www.lad.gov.hk/chs/ginfo/oo.html

 
  锺绮玲女士
法律援助署副署长
(政务)
 

职员编制

截至二○一五年年底,本署共有职员534名,包括79名律师、164名律政书记及291名辅助人员,当中6名法律援助律师和15名律政书记属新聘人员。

 

培训与发展

本署致力培养并维繫一支精益求精及专业的工作队伍,为顾客提供优质服务。本署每年为各级人员举办多项一般及专业培训课程,以期他们可掌握所需的最新知识和技巧,应对未来的挑战。训练组由1名高级训练主任掌管,负责制订、推行及检讨本署的培训和发展政策与计划,以配合部门的运作和员工发展需要。

 

专业培训

为使部门的律师掌握相关法例的转变和最新发展,本署举办与工作相关的内部培训课程。年内,本署举办了两个课程,包括给受助人的中期付款及如何评估讼费清单,共有53名律师及其他员工参加。

为促进与学术机构的合作,本署邀请了香港大学助理教授暨临床法律教育计划主任张达明先生主讲题为香港大学的临床法律教育计划的讲座,共有49名律师参加。

此外,本署亦资助6名律师参加一般调解工作培训课程及38名律师参加外间机构举办的专业讲座,包括司法覆核、合约和信託的使用 — 保密与私隐的保障、监护权 — 第I部分命令及持久授权书、特别供款的概念是合乎情理还是带有歧视、法律工作坊 — 保障资料、崭新的生殖技术、代母及叁亲婴儿的谜团 — 家庭法观点、家事个案中财务纠纷的私人审裁、在亚太区和全球追讨子女抚养和家庭赡养费:国家和区域制度及二○○七年海牙公约和议定书、左右为难:法庭在考虑归复信託时在配偶与债权人之间的选择、经济给养的法律和实务:作出转变的时候、第叁届儿童问题论坛,以及艺术的万维网 — 法律资讯更新:英格兰与威尔斯和欧洲。

 

管理课程

为提升员工的管理能力,本署为新晋升人员举办了评核报告的撰写技巧工作坊。此外,本署安排32名律师参加由公务员事务局辖下公务员培训处及外间培训机构举办的管理课程,包括谈判的艺术与科学、管理人员需具备的沟通和人际技巧、透过社交媒体增取市民信任、新时代之危机沟通、黑暗中的对话、审慎理财及管理员工的品行纪律、如何运用创意推广理念、中国人的智慧及团队管理技巧、从叁十六计看决策智慧研讨会、在多变环境中持份者的参与、策略性业务领导才能课程,以及公共政策最新状况。

本署提名了3名律师参加由公务员培训处举办的行政人员发展课程,即公共行政领袖实践课程及创意领导培训课程。

 

顾客服务培训

本署一向注重培养以客为本的服务文化。为提升员工的技巧,向市民提供优质服务,本署举办了如何应对情绪异常的顾客工作坊的内部培训课程,有55名员工参加。为进一步提升律师的普通话水平,本署举办了普通话複修课程。此外,本署亦提名及资助各级员工参加由公务员培训处及外间培训机构举办的顾客服务培训课程。年内,共有92名员工(包括一般职系员工)参加了一系列培训课程,包括前线人员英语会话技巧、前线人员实用普通话、普通话电话应对技巧工作坊、加强英语沟通技巧的顾客服务课程、顾客服务的电话应对技巧、化危为机 — 积极处理顾客投诉、了解语言暴力和认识处理手法研讨会,以及优质顾客服务。

 

员工身心健康及一般培训课程

本署致力促进员工的身心健康。年内,本署举办了合共两班“适饮适食抗压力”工作坊,以及“睡得好,精神足”工作坊,共有90名员工参加。

在一般培训课程方面,本署提名了211名员工参加公务员培训处、其他政府部门及外间培训机构举办的多元化课程和研讨会,内容包括档案管理、物料供应规例、职业安全、急救、公务员应有的基本信念和品行纪律、公文写作、工作表现管理制度、平等机会、资讯科技、国家事务、普通话和个人资料私隐。

至於国家事务培训,本署有2名律师分别参加国家行政学院及清华大学开办的课程。


推动自我学习和发展:署内的学习资源中心

为推广员工持续自学进修的文化,本署备存不同种类的书籍,供员工借阅。书籍的题材和内容多元化,涵盖管理、传意、语文应用、国家事务、个人发展、正向思维、压力管理及健康生活等範畴。

为方便员工取用自学材料,本署把关於使用资讯科技的贴士、使用中文的学习资源,以及培训课程的参考资料上载部门内部入门网站。此外,员工亦可登入专为公务员而设的网上学习平台 — 公务员易学网,内备大量各类自学材料、教材套和与工作相关的参考资料,涵盖管理、语文、传意和资讯科技等。截至二○一五年年底,本署有229名员工已登记为易学网的用户。

 

资讯系统

本署十分重视资讯科技基础设施及办公室自动化设施的使用,以便为市民提供快捷、有效率的法援服务。

本署的个案管理及个案会计系统支援500多名员工处理法援个案的日常工序,例如审批申请、监察外委个案及处理法援付款。为确保本署备存名册律师最新的工作经验记录,本署已於年内提升个案管理及个案会计系统,以便本署职员向3年内未有更新个人简历的名册律师定期发送提示信件。

为确保用以评估法援申请人经济状况的资料準确一致,个案管理及个案会计系统会自动从香港银行公会撷取外币汇率。此外,系统亦从中国银行业监督管理委员会方面取得内地最多人选用的银行名单,以便在评估经济状况的过程中加快选取银行/输入资料。

在二○○八年启用的法律援助电子服务入门网站提供方便的网上平台,让市民和名册律师取得所需资料,并在网上办理一些法援相关事宜。

市民可在入门网站下载“预办申请所需资料”表格和向本署提交填妥的表格,作为办理法援申请的初步程序。拟申请法援的人士亦可使用入门网站及手机版的经济审查计算程式,初步评估本身的经济状况是否符合申请法援的资格。年内,入门网站及手机版的经济审查计算程式的点击率分别达5 740次及5 334次。

为协助法援申请人提交“预办申请所需资料”表格及方便名册律师提交参加表格,入门网站已经扩展,以支援智能身分證电子證书的使用。

因应科技发展,本署正提升入门网站的操作系统、硬件及软件,并计划於二○一六年年初投入服务。

为提供另一更方便的途径让政府人员及法律执业者(包括本署职员)会见在荔枝角收押所羁留的人士,荔枝角收押所引入了视像公事探访系统。为善用新系统,本署於年内展开安装工程。由二○一六年年初开始,本署职员可通过该视像系统适时在本署指定地方方便地会见在荔枝角收押所羁留的法援申请人。

 
  吕惠兰女士
法律援助署助理署长
(政策及发展)
 

员工关係及沟通

本署定期与不同的员工代表组织,例如部门协商委员会、律政书记协会及法律援助律师协会举行会议,以加强部门与员工之间的沟通。经过职管双方在这些会议磋商後,得到改善的範畴包括办公地方、简化工序、室内空气质素及人力资源策划等。

为了与各级员工(包括律师)交流意见,法律援助署署长在年内探访了各个组别,听取他们对工作安排和程序的意见,以作进一步检讨及改善。各科别/组别亦会与员工磋商,继续实施加强内部沟通的策略。副署长(政务)亦与高级一等律政书记和高级二等律政书记及一般职系人员定期进行非正式会面,收集员工对工作的意见,以及探讨可以改进的地方。

 

员工福利

本署重视员工的身心健康。职员康乐会於一九八八年成立,目标是促进员工福利。该会透过举办多元化消閒和有益身心的活动,让员工有机会聚首一堂,互相交流。

为使员工保持作息均衡的生活模式,康乐会定期为同事举办瑜伽班。康乐会又举办不同康乐活动,包括周年晚宴、保龄球比赛,以及农曆新年、端午节和中秋节的食品及礼品展销会。康乐会并举办多个兴趣班,例如甜品及烘焙食品製作班等,深受同事欢迎。

 
 
职员康乐会於二○○二年成立义工队,鼓励员工参与志愿服务。年内,义工队参与多项筹款活动,例如由乐施会举办的“乐施米义卖大行动”、无国界医生举办的“无国界医生日”筹款活动、奥比斯举办的“世界视觉日”及圣雅各福群会众膳坊举办的“贺年礼品转赠计划”。本署同事又向圣雅各福群会送赠了18件禦寒衣物。特别值得一提的是,本署在公益金举办的便服日筹款活动政府部门组别比赛中,夺得最高筹款奖及最高个人平均捐款奖第二名。
 
 

环保措施

本署致力确保部门在日常运作和一切事务方面,均切合环保精神,包括减少废物、节约能源、提倡资源“物尽其用”和“循环再用”,以及提高员工的环保意识,鼓励他们身体力行。

本署定期检讨资源运用的情况,确保符合经济和环保效益。本署二○一五年的环保措施详情,请参阅上载本署网页的《环保报告》,网址为http://www.lad.gov.hk/chs/ppr/publication/enr.html

 

内部审核

内部审核组属独立组别,负责协助管理层确保部门的监管程序及系统足以保障部门的资产。该组亦检讨部门的各项工作,以确保部门的财政、人力及其他资源运用得宜,效率及成效兼备。

年内,内部审核组检讨了非公务员合约僱员的薪酬,以及在个案管理及个案会计系统输入的名册律师纪律个案资料。该组亦审核了其他範畴的工作,包括运用土地註册处综合註册资讯系统处理法援个案的查册事宜,以及定期抽查经济状况调查报告、小额现款和预垫备用金的管理等。

 

为法律援助服务局提供支援服务

法律援助服务局(“法援局”)是根据《法律援助服务局条例》(第489章)成立的法定组织,负责监察法律援助服务。此外,法援局亦负责就有关法律援助政策事宜,向行政长官提供意见。法援局主席由1名非官方的业外人士出任,局内有10名成员,包括法律援助署署长、两个法律专业团体的代表,以及从其他行业选出的人士。本署代表除出席法援局和其兴趣小组的会议外,还参加该局举办的推广活动,让市民能更深入认识和明白法援局的角色,以及法援局与法援署之间的关係。

年内,本署定期向法援局提交进度报告,并就不同範畴的法援服务提交资料文件,例如就法律援助申请人财务资格限额进行的检讨、关於法律援助计划及外委律师的资料,以及容许被剔出法律援助律师名册的律师申请重新加入名册的指引。

 

二○一五年申诉专员嘉许奖

二○一五年申诉专员嘉许奖(公营机构奖)

本署在二○一五年获颁申诉专员嘉许奖(公营机构奖),以表扬本署致力提供优质服务,以及提倡以积极公正的态度处理投诉。本署对获颁奖项深感鼓舞,并会竭力提升本署向公众提供的服务。

 
 

二○一五年申诉专员嘉许奖(公职人员奖)

梁碧君女士在二○一一年五月调派到本署担任副部门主任秘书。其职责之一是担任部门投诉主任。由於梁女士有良好人际沟通技巧,并充分掌握工作所需的知识,她能妥善处理收到的投诉。为表扬梁女士处理投诉的卓越表现,她在二○一五年获颁申诉专员嘉许奖。

 
 
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